Home » Văn bản điện tử » Quy trình quản lý công tác văn thư – Sở tài chính Hải Dương

Quy trình quản lý công tác văn thư – Sở tài chính Hải Dương

Cách xử lý công văn đến
  1. Mục đích

Quy định nội dung, trình tự, các bước của việc quản lý công tác văn thư (văn bản Đi-Đến, con dấu và các giấy tờ giao dịch) của Sở Tài chính tỉnh Hải Dương.

  1. Phạm vi áp dụng

– Tất cả các đơn vị và cá nhân thuộc Sở Tài chính tỉnh Hải Dương.

– Phòng Tổ chức-Hành chính tổ chức thực hiện quy trình này.

  1. Tài liệu viện dẫn

– Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

– Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04 tháng 04 năm 2001.

– Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.

– Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

– Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

– Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

  1. Thuật ngữ, ký hiệu:

– VBQPPL: Văn bản quy phạm pháp luật.

– CV: Công văn.

– QLCV: Quản lý công văn.

  1. Nội dung quy trình

5.1. Quy trình quản lý văn bản “đến”

5.1.1. Lưu đồ:

5.1.2 Mô tả

5.1.2.1. Tiếp nhận văn bản “đến”

Văn thư Sở tiếp nhận và làm thủ tục tiếp nhận văn bản đến như sau:

  1. a) Phân loạivăn bản đếnnhững văn bản có ký hiệu: “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” ghi sổ rồi chuyển cho người có trách nhiệm xử lý.
  2. d) Đối với các công văn khẩn, thượng khẩn, hoả tốc, Văn thư Sở ghi lại số văn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay Lãnh đạo Sở biết để có ý kiến xử lý.
  3. c) Đóng dấu “đến”vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống trên đầu văn bản; ghim Phiếu xử lývăn bản (BM-TCHC-03-01), ghi số văn bản, ngày đến, dấu “đến”.

5.1.2.2. Trình Lãnh đạo Sở chỉ đạo giải quyết

- Văn thư chuyển trực tiếp văn bản lên GĐ/PGĐ Sở để có ý kiến xử lý.

– GĐ/PGĐ Sở sau khi xem xét văn bản, ghi ý kiến chỉ đạovào “Phiếu xử lý văn bản” hoặc ghi trực tiếp lên Văn bản.

5.1.2.3. Lưu ý kiến chỉ đạo để theo dõi, đôn đốc xử lý

Văn thư căn cứ “Phiếu giải quyết văn bản” hoặc ý kiến chỉ đạo của Giám đốc/ Phó giám đốc Sở, chuyển văn bản đến cho các phòng, ban, đơn vị chuyên môn (có ký nhận văn bản).

5.1.2.4. Xử lý công văn đến

– Trưởng phòng chuyên môn xem xét văn bản và ý kiến chỉ đạo của Giám đốc/Phó Giám đốc Sở, phân công cho chuyên viên nghiên cứu giải quyết đúng thời gian Giám đốc/Phó Giám đốc Sở yêu cầu.

– Chuyên viên được phân công nghiên cứu văn bản, thu thập thông tin, đề nghị phương án giải quyết để Trưởng Phòng, Ban, Đơn vị báo cáo với Giám đốc/Phó Giám đốc Sở.

5.2. Quy trình Quản lý văn bản “đi”

5.2.1. Lưu đồ

5.2.2. Mô tả quy trình

5.2.2.1. Tiếp nhận yêu cầu, nghiên cứu và soạn thảo văn bản đi

– Chuyên viên được phân công giải quyết công việc tiếp nhận yêu cầu của Lãnh đạo Phòng, Ban, Đơn vị hoặc từ Lãnh đạo Sở.

– Chuyên viên được phân công thực hiện các công việc sau:

  1. a)Nghiên cứu các tài liệu liên quan đến việc cần giải quyết (VBQPPL của nhà nước, Bộ Tài chính, các báo cáo, các văn bản liên quan khác…); lấy ý kiến của các đơn vị khác có liên quan (nếu cần).
  2. b)Soạn thảo văn bản theo đúng thể thức văn bản. Văn bản dự thảo phải dễ đọc, rõ ràng, nội dung giải quyết theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

5.2.2.2. Duyệt bản thảo:

Trưởng Phòng, Ban, Đơn vị chuyên môn duyệt bản thảo về nội dung và thể thức văn bản trước khi trình Giám đốc/Phó Giám đốc Sở ký.

5.2.2.3. Trình ký văn bản

Chuyên viên được phân công lập lập Hồ sơ trình ký gồm:

+ Tờ trình hoặc báo cáo của Lãnh đạo Phòng, Ban, Đơn vị chuyên môn về vấn đề trình ký.

+ Văn bản gốc phát sinh công việc.

+ Các ý kiến bằng văn bản của các Đơn vị liên quan hoặc các Đơn vị phối hợp.

+ Bản thảo cuối cùng có chữ ký tắt của Lãnh đạo Phòng, Ban, Đơn vị để Giám đốc/Phó Giám đốc Sở ký theo đúng quy định.

Hồ sơ kèm phiếu trình phải là những văn bản trình mới nhất, đủ thủ tục hành chính. Đối với các văn bản cần thiết khác liên quan đến vấn đề trình phải được sắp xếp có lô gíc. Sau khi Giám đốc/Phó Giám đốc Sở ký, chuyển văn bản tới Văn thư làm thủ tục ban hành.

5.2.2.4. Ban hành và phát hành văn bản

  1. a) Ban hành văn bản:

Văn thư thực hiện các công việc sau (theo qui định của công tác văn thư):

– Vào sổ văn bản đi, ghi số văn bản và ghi ngày ban hành văn bản.

– Đóng dấu toàn bộ các bản văn bản.

– Lưu 01 bản gốc tại Văn thư

– Chuyển chuyên viên thụ lý 01 bản văn bản (bản gốc để lưu tại đơn vị soạn thảo).

  1. b) Phát hành văn bản đi:

Văn thư Sở làm thủ tục tiếp nhận và vào sổ chuyển giao công văn tài liệu của các đơn vị các văn bản do Sở ban hành, hướng dẫn và làm thủ tục tiếp nhận các văn bản và bì thư của các đơn vị đăng ký gửi ra ngoài Sở;

5.2.2.5. Lưu hồ sơ công việc

  1. a) Văn thư lưu bản chính của văn bản đi và các bản phụ lục (nếu có);
  2. b) Chuyên viên được phân công giải quyết lưu vào Hồ sơ công việc:

– Công văn đến;

– Bản thảo và các bản sửa (có ý kiến của Giám đốc/Phó Giám đốcSở, phòng, ban và các đơn vị liên quan);

– Phiếu trình giải quyết công việc có chữ ký của Lãnh đạo Phòng, Ban, Đơn vị và Giám đốc/Phó Giám đốc Sở (nếu có);

– 01 bản chính văn bản đi và những văn bản liên quan trong quá trình xử lý công việc.

5.3. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu

5.3.1. Tiếp nhận con dấu

  1. Con dấu củasở được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan Sở. Việc bàn giao con dấu khi Văn thư vắng mặt phải có sự đồng ý của Trưởng phòng Tổ chức-Hành chính. Người được chỉ định thay phải chịu trách nhiệm việc quản lý và sử dụng con dấu theo qui định chung.
  2. b.Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

5.3.2. Quản lý con dấu

  1. Việc quản lý và sử dụng con dấutrong công tác văn thư của Sở Tài chính tỉnh Hải Dương được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định của Sở về quản lý và sử dụng con dấu.
  2. Trưởng phòng Tổ chức-Hành chính có trách nhiệm thực hiện quản lý và sử dụng các con dấu của Sở.

5.3.3. Sử dụng con dấu

  1. a.Tất cả những văn bảnđược duyệt ký do cơ quan Sở ban hành ra ngoài phạm vi cơ quan đều phải được đóng dấu.
  2. b.Đối với các văn bản ban hành trong phạm vi nội bộ cơ quan

– Đóng dấu đối với các văn bản do Lãnh đạo cấp Sở ký.

– Không đóng dấu đối với các văn bản do Lãnh đạo cấp phòng ký. Nếu thấy cần thiết thì phải đề ký thừa lệnh.

  1. c.Nhân viên văn thư chỉ được đóng dấu vào văn bản khi:

– Văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền

– Văn bản, giấy tờ đó đã đúng hình thức, thể thức theo quy định chung của văn bản. Nếu phát hiện thấy có những điểm chưa đúng quy định thì phải báo cáo Trưởng phòng Tổ chức-Hành chính hoặc Lãnh đạo Sở quyết định.

– Chỉ được đóng dấu đúng số lượng bản phát hành đã ghi tại văn bản. Các trường hợp đóng dấu thêm phải được người ký văn bản chỉ đạo, quyết định.

  1. d.Nhân viên văn thư không được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, không có chữ ký của các cấp có thẩm quyền.
  2. Hồ sơ

– Văn thư lưu bản chính của văn bản đi và các bản phụ lục (nếu có);

– Chuyên viên được phân công giải quyết lưu vào Hồ sơ công việc:

+ Văn bản đến.

+ Phiếu xử lý công văn (nếu có)

+ Bản thảo và các bản sửa (có ý kiến của Lãnh đạo Sở, Đơn vị liên quan).

+ Tờ trình (có chữ ký của Lãnh đạo Đơn vị và Lãnh đạo Sở).

+ 01 bản chính văn bản đi và những văn bản liên quan trong quá trình xử lý công việc.

– Hồ sơ được lưu giữ tại đơn vị soạn thảo 01 năm, sau thời hạn đó phải nộp vào Lưu trữ cơ quan.

Nguồn: http://sotaichinh.haiduong.gov.vn/QuyTrinhXuLyCongViec/Pages/Quytr%C3%ACnh.aspx