Quản lý công văn là gì?

Quản lý văn thư và lưu trữ
  1. Vai trò của công văn:

Công văn là hình thức văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Thậm chí các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.

  1. Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:

Khi soạn thảo một công văn, bạn cần chú ý các yêu cầu sau:

  • Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất.
  • Công văn phải viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề.
  • Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao.
  • Có thể thức đúng quy định của pháp luật Nhà nước đặc biệt phải có trích yếu công văn dù là công văn khẩn.
  1. Xây dựng bố cục một công văn:

Khi soạn thảo một công văn, thông thường bố cục phải có các yếu tố sau:

  • Quốc hiệu và tiêu ngữ.
  • Địa danh và thời gian gửi công văn.
  • Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
  • Chủ đề nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân).
  • Số và ký hiệu của công văn.
  • Trích yếu nội dung.
  • Nội dung công văn.
  • Chữ ký, đóng dấu.
  • Nơi gửi.

Nguồn: http://kynangsong.xitrum.net/congso/202.html