Quản lý công văn chuyên nghiệp với phần mềm Cloudoffice

quan-ly-cong-viec

Giấy tờ công văn không chỉ là phương tiện để giao tiếp, truyền thông tin mà còn là phương tiện để quản lý cơ quan nhà nước. Vì vậy công việc quản lý công văn được đánh giá là không thể thiếu đối với công việc quản lý và phát triển xã hội. Quản lý công văn tốt thì công việc quản lý cơ quan, nhà nước sẽ được linh hoạt, bền vững, tổ chức và tiết kiệm.

Công văn và vai trò của công văn

Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.

Những khó khăn còn tồn tại trong việc quản lý công văn giấy tờ

Trong thực tế, công việc quản lý công văn trong các cơ quan hành chính nhà nước không có phần mềm quản lý công văn tài liệu còn xuất hiện nhiều tồn tại như:

  • Xảy ra tình trạng quá tải trong việc xử lý thông tin văn thư do lượng thông tin công ngừng tăng lên.
  • Phương tiện xử lý và lưu trữ văn thư còn nghèo nàn và thủ công. Việc tổ chức văn thư vẫn theo hướng cũ không đáp ứng được các nhu cầu nhanh chóng và chính xác.
  • Do phương tiện xử lý thông tin còn lạc hậu nên diễn ra tình trạng nhiều cơ quan chỉ xử lý được những tài liệu, công văn của chính mình trong một năm, mặc dù vẫn còn rất nhiều văn bản được cất giữ trong tủ nhưng không thể nhớ hết những văn bản và thông tin cần thiết dẫn đến việc nhiều văn bản được ban hành bị trùng lặp và mâu thuẫn lẫn nhau.
  • Số lượng các công văn, tài liệu ngày một lớn nhưng do công cụ quản lý chủ yếu vẫn là công cụ truyền thống nên công việc quản lý công văn gặp nhiều khó khăn, nhiều khi không thể thực hiện được.

quan-ly-cong-viec2

Phần mềm Cloudoffice – Giải pháp tối ưu cho việc quản lý công văn giấy tờ

Nắm bắt được những khó khăn mà các đơn vị hành chính thường gặp phải và nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các cơ quan ban ngành, các doanh nghiệp, đặc biệt là đội ngũ lãnh đạo trong việc quản lý công văn đến, Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn đã cho ra đời phần mềm văn phòng điện tử mang tên CloudOffice. Hệ thống CloudOffice cho phép quản lý công văn với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như cập nhật công văn đi, đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng; xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực… Ngoài ra, chức năng bình luận công văn cho phép mọi người ghi chú, ghi ý kiến cá nhân của mình vào từng công văn hoặc đánh dấu thông tin cần nhớ để sau này có thể xem lại khi cần.

Khác với hầu hết các phần mềm quản lý văn bản vốn chỉ áp dụng được cho một cấp, chức năng quản lý công văn trên CloudOffice là một hệ nhiều cấp (N-cấp) mà ở đó các đơn vị tham gia sử dụng có thể gửi công văn cho nhau. Công văn đi của đơn vị gửi là công văn đến của đơn vị nhận. Cùng một công văn, tại các vị trí đứng khác nhau sẽ cho ra hướng đi của công văn khác nhau.

Phần mềm quản lý văn bản, quản lý công văn đi và đến của CloudOffice hiện đã và đang được áp dụng trong hệ thống quản lý của nhiều cơ quan, Bộ, Ngành, doanh nghiệp như: Cục Thuế Tỉnh Nghệ An, Cục Thuế Tỉnh Bà Rịa –Vũng Tàu, Cục Hải quan Hải Phòng, Cục Hải quan Bình Dương, Cục Hải quan Đồng Nai, Cục Hải quan Vũng Tàu, Cục Hải quan Đà Nẵng, Công ty nước sạch VINACONEX, Công ty cổ phần CONECO Miền Trung, Học viện Thanh Thiếu Niên Việt Nam, Bưu điện Tỉnh Điện Biên,…

1 2 3 4